Tietosuojaseloste

Tämä on Navitas Kehitys Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Seloste on laadittu 28.8.2023. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen ja tässä tietosuojaselosteessa annetaan tietoa siitä, miten Pohjois-Savon Energiaklusteri -hankkeessa käsitellään henkilötietoja.

Rekisterinpitäjä


Navitas Kehitys Oy, y-tunnus: 0775736-4
Wredenkatu 8, 78250 Varkaus
toimisto@navitas.fi

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö


Sari Ronkainen (tietosuojakoordinaattori)
Tiina Rajamäki (tietosuojavastaava)
toimisto@navitas.fi

Rekisterin nimi

Pohjois-Savon Energiaklusterin sidosryhmä- ja markkinointirekisteri.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan tarkoitukseen, jossa käsittelyn lainmukaisuus täyttyy. Käsittelytarkoituksemme perustuvat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraaviin lainmukaisiin oikeusperusteisiin henkilötietojen käsittelyssä:

  • Sopimus käsittelyperusteena
    • Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen/jäsensuhteen perusteella, joka pohjautuu tehtyihin sopimuksiin (esimerkiksi rekisteröidyn jäsenyrityksen ja Pohjois-Savon Energiaklusterin välinen sopimussuhde).
  • Suostumus käsittelyperusteena
    • Henkilö on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhteydenpidon hoitamiseksi ja suhteen ylläpitämiseksi, toimittamalla henkilötiedot esim. sähköpostilla tai suullisesti.
  • Oikeutettu etu käsittelyperusteena
    • Sidosryhmille suunnattua viestintää ja markkinointia koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi verkkosivujen kautta olevalla lomakkeella henkilö on ilmoittanut henkilötietonsa uutiskirjeen tilausta varten.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ensisijaisesti on yhteydenpito sidosryhmiin ja asiakassuhteen ylläpito sekä toimintojemme markkinointi ja viestintä. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia asiakas ja sidosryhmä yrityksen tiedot:

  • Jäsenrekisteri ja sidosryhmä-/yhteistyö rekisteri

– yrityksen nimi

– yhteyshenkilön/ henkilöiden nimet

– yhteyshenkilön/ henkilöiden päätösasema yrityksessä (titteli)

– yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)

Rekisteriin tallennettavia yhteyshenkilön/ yksityishenkilön tiedot:

  • Tiedotus- ja markkinointirekisteri

– yrityksen/ organisaation nimi, jota edustaa

 – henkilön tehtävä/ titteli yrityksessä/organisaatiossa (valinnainen)

– henkilön nimi

– henkilön sähköposti

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Sopimus ja sidosryhmärekistereiden tietoja säilytetään hankeajan rahoittajan edellyttämän arkistointivelvoitteen mukaisesti viisi vuotta, siltä osin kuin ne liittyvät oleellisesti energiaklusterin toimintojen raportointiin. Tiedotus- ja markkinointirekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan kuin asiakkuus/tilaus on voimassa.

Verkkosivujen evästeet

Verkkosivuillamme on käytössä evästeet. Evästeet ovat tekstitiedostoja, jotka löytyvät selailuun käyttämäsi laitteesta. Käytämme analytiikkaevästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi verkkosivuillamme ja verkkosivustomme sivujen käyttäjämäärän seurantaan. Voit olla hyväksymättä evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet, jotka voivat kuitenkin rajoittaa verkkosivujemme käytettävyyttä.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Käytämme sivustollamme kolmannen osapuolen tarjoamaa analytiikkaohjelmistoja (Google Analytics). Evästeitä käytetään sivuston käyttökokemuksen parantamiseksi ja markkinoinnin personoinnin mahdollistamiseksi.

Selain kertoo, onko seurantaeväste jo käytössä. Jos sitä ei löydy, asetetaan selaimeen uusi eväste. Voit poistaa evästeet selaimesi asetuksista. Uusi eväste asetetaan selaimeesi kuitenkin seuraavan kerran vieraillessasi sivustollamme. Emme koskaan välitä seurantaevästeistä saatua käyttäjätietoa kolmannelle osapuolelle.

Evästeiden avulla kerätään muun muassa seuraavia tietoja:

  • käyttäjän IP-osoite
  • käytetyt laitteet (mobiili, tietokone)
  • käytetyt sivut/liikenteen ohjautuminen sivuille
  • sivustolla tehdyt toiminnot; sivustolla vietetty aika ja aloitetut istunnot
  • mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut verkkosivulle
  • miltä palvelimelta käyttäjä on tullut verkkosivulle
  • mistä verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut verkkosivulle

Useimmat selaimet mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas/yhteyshenkilö luovuttaa tietojaan itse. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Verkkosivusto käyttää Google Analyticsia luodakseen raportteja internetsivujemme käytöstä, jotta voimme parantaa sivujamme sekä palveluamme. Lisätietoa Google Analyticsista löytyy osoitteessa http://www.google.com/analytics. Voit kieltäytyä Google Analyticsin suorittamasta tietojen keräämisestä lataamalla selaimeesi lisäosan osoitteesta https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle



Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Rekisterin suojauksen periaatteet


Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa, mitä henkilötietoja käsittelemme ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat;

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6 krs., 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00520 Helsinki
Vaihde: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi


Laadittu 25.8.2023. Viimeisin muutos 3.7.2024.